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就業規則作成

就業規則はなぜ必要か?

労務管理の基本として必要なのが“会社のルールブック”ともいうべき就業規則です。
労働者は、就業規則がなくても労働基準法で、最低の労働条件は守られています。しかし、経営者は、就業規則できちんと労働条件や服務規律を定めておかないと会社を守ることは出来ません。
労働基準法では、常時10人以上従業員がいる会社であれば、就業規則を作成し、従業員に周知させることを義務付けています。
※注意!この従業員とはアルバイトやパート社員も含みます。

就業規則は、絶対的必要記載事項をクリアしていれば、基本的に会社が自由に作成することが出来ます。
実はこの就業規則がないと労働者からの請求を有無を言わさず、一切拒めないケースが出てくるのです。
例えば、休暇一つにしても例えば、育児・介護休業を取得したいと労働者から申し出があった場合、就業規則も作成せず、労使協定も定めていなければ、労働者から請求があれば拒むことが出来ません。しかし、就業規則で規定し、労使協定を締結することで、一定の従業員からの請求を拒むことが出来るようになります。

さらに、事業主が一番頭を悩ませる解雇に関しても就業規則で懲戒事由を定めておかないと懲戒解雇することは出来ません。懲戒解雇に相当する事由があっても普通解雇でしか対応出来ません。
また、就業規則は、事業主がこうした働き方をして欲しいということを文書化することで、企業の進む方向がはっきりし、従業員もしてはならないことやしなければならないことがはっきりし、モチベーションを上げることが出来ます。
就業規則の作成は、このように会社を守り、会社を発展させる原動力になります。従業員の側からみれば、労働条件や福利厚生がはっきりしているので、安心して労働に専念することが出来ます。従業員が気持ち良く働くことが出来れば、生産性も向上します。
会社の発展を考えるなら、従業員が増えてきたなら、就業規則は作成すべきもの考えます。(※もちろん10人以上は義務です。)

就業規則とは

それでは就業規則の具体的な内容とどういうものでしょうか?
従業員が企業目標達成に向けて働くためには、一定のルールが必要であり、従業員としては、賃金、休日、労働時間、休憩時間等の労働条件がはっきりしないと安心して仕事に専念することが出来ません。就業規則とは、こうした働くためのルールや労働条件を定めたものです。
具体的には、労働基準法の定める記載事項を備え、次の要素が必要です。

①必ず記載しなければならない事項(絶対的記載事項といいます。)
  1. 始業および終業の時刻、休憩時間、休日、休暇、労働者を2組以上に分けて交替に就業させる場合においては、就業時転換に関する事項
  2. 賃金(臨時の賃金等を除きます。)の決定、計算及び支払の方法、賃金の締切及び支払の時期並びに昇給に関する事項
  3. 退職に関する事項(解雇の事由を含む)
②定めをする場合には記載しなければならない事項(相対的記載事項といいます。)
  1. 退職手当、その他の手当、賞与、臨時の賃金等及び最低賃金に関する事項
  2. 食費、作業用品その他の負担に関する事項
  3. 安全および衛生に関する事項
  4. 職業訓練に関する定めに関する事項
  5. 災害補償及び業務外傷病扶助に関する事項
  6. 表彰および制裁の種類並びに程度に関する事項
  7. 労働者全てに適用されるような定めに関する事項
  8. 事業場の労働者の全てに適用される定めをする場合においてはこれに関する事項(慣習もこれに該当しますので注意!)

以上、上記事項を記載しておけば労働基準監督署は受理をしてくれます。しかし、これはあくまで最低限のものですので、さらにその会社にあった規定や職場のルールを規定しておく方がよいでしょう。労使紛争を未然に防ぐため、職場ルール等を明瞭にしておきましょう。ここ昨今は、セクハラ、職場でのいじめ等労使トラブルが増加しております。それゆえ、その労使トラブルを未然に防止する為にも会社の独自性を盛り込みつつ法律的に企業リスクを回避した就業規則の作成が肝要です。

また、従業員がしてはならないこと、制裁の対象となる事項をまとめて就業規則に記載しておくことも従業です。これを服務規律といいます。服務規律には様々ことを規定することが出来ますが、最近、トラブルになるケースが多い事項を説明します。

◆競業避止義務

競業避止義務とは、従業員が雇用されている企業と競争関係に当るような行為をしない義務のことをいいます。従業員は上司から指示された仕事を誠実に実行する義務があり、このような企業の利益を損なうことは、当然許される行為ではありません。
在職中の競業避止義務はもちろん、退職後の競業避止義務も就業規則に規定しておく必要があります。
但し、退職後は、憲法にもある“職業選択の自由”がありますので、競業制限の期間、場所的な範囲など合理的な範囲に限られる点に注意が必要です。

◆インターネットの閲覧・社内用メール

現在、オフィスではパソコン、携帯電話、スマートフォンを使用する機会が多くなっています。そのため、仕事上においてインターネットの閲覧やメールの発信・受信、携帯電話の使用といった機会が増加しています。

しかし、業務とは関係のないインターネットの閲覧や電子メールの発信・受信、携帯電話、スマートフォンの使用は、就業規則で禁止しておくべきです。
 これに関連し、従業員のパソコン利用状況を従業員に無断で、監視している企業もあるようですが、従業員のプライバシーを侵害している恐れがあります。パソコン利用状況を監視する場合は、監視を行う目的、内容等を就業規則に記載しておく必要があります。

就業規則の効力発生のポイント(届出・周知徹底)

  1. 使用者は、常時10人以上の労働者を使用する事業場ごとに、就業規則を作成して、所轄労働基準監督署に届出をしなければなりません。
  2. 就業規則の提出の際、事業場に労働者の過半数で組織する労働組合がある場合にはその労働組合、労働組合がない場合には労働者の過半数を代表するものの意見を聞かなければなりません。意見を聞くだけであって、同意を取り付ける必要はありません。
    ※労働者の過半数代表とは・・・
    労働者の代表とは会社や商店の本店、支店等のそれぞれの事業場毎に見て、
    労働者の過半数を代表する者を言います。
  3. 就業規則を作成、変更したときは、就業規則を事業場の見やすい場所に掲示するか、適当な場所(各従業員のPCのデスクトップに貼りつけたり、事業所の社員共用箇所に備えておく等)に備えておくといった方法で労働者に周知させなければなりません。就業規則は労働基準監督署に届け出ても効力は発生しません。労働者に周知徹底することではじめて効力が発生します。またここで注意点としては定期的に就業規則の閲覧状況や運用状況を確認してみましょう。よくあるのが会社の戸棚にしまったままで従業員の方が就業規則の存在すら知らなく形骸化している会社もよくあります。
    そこで定期的に意見を聞いてみる機会を設けるのも会社を守る一つの手段でしょう。

就業規則作成上の留意事項

①就業規則の変更は注意!

就業規則を一度作成し、後から変更するにあたり従業員の利益になるように変更するのであれば問題ないのですが、不利益的な変更は、合理的な理由がない限り、認められません。最初から慎重に作成することが必要です。

お勧めとしてはまずは最低限の就業規則を作成しておき、あとから徐々に追加していくというのがいいと思います。
具体的には退職金を払う資金的な余裕がないのに退職金規定を作成してしまい、やっぱりあとから「退職金の金額を払えないので退職金は辞めます・・・」というのはこれは不利益変更でしかありません。
できないものはできないので、最初から規定しなければいい話ですから、会社の事業が軌道に乗り、福利厚生の面で余裕が出た時に追加してあげればよろしいかと思います。

②「アルバイトやパート社員等のための就業規則」の就業規則は必要?

結論から言えば、アルバイト・パート従業員がいる事業所であれば作成しておいたほうがいいでしょう。
なぜなら「正社員を対象に作成した就業規則」がアルバイトやパート社員等にも適用されてしまうからです。
例えば退職金の規程がアルバイトやパート社員にも適用されることになってしまいます。

③法改正には気を付ける事!

法改正には注意が必要です。変更することが大切です。

例えば、平成25年4月以降、60歳以上の方が希望しているのであれば特に条件を設けることなく就業させなければなりません。
これをこれまでどおり、労使協定により、高年齢者に係る基準を定めて再雇用する場合は違法となってしまいます。
このように、就業規則を法改正に応じて変更していないと従業員から思わぬ要求があっても対抗出来ないことがあります。

就業規則の構成

本則で規定することが多いもの 別規程にすることが多いもの
総則、採用、服務規律、労働時間・休憩・休日、休暇、異動、退職、解雇、表彰及び制裁、安全衛生等
賃金、退職金、育児休業等、介護休業等、慶弔見舞、出張旅費、個人情報管理、機密情報、インターネット電子メール規定等々

就業規則の作成に伴う労使協定の締結と届出

労働基準法等では、いくつかの法定事項に関して、労働者の過半数を代表する者と使用者が協定を結ぶことを規定しています。これを労使協定と呼んでいますが、この中には、労働基準監督署に届出が必要なものと不要なものがあります。以下に、労使協定を締結すべき事項を記載します。

ただ、注意していただきたいのは届出ないのなら労使協定を作らなくもいいやという考えはやめてください。あくまで監督署に届出する必要がないだけであり、作成・周知徹底・保存は義務です。これがないとなるとあとあとトラブルの種となります。

労使協定を締結すべき事項 労働基準監督署への届出
労働者の貯蓄金をその委託を受けて管理する場合
1ヶ月単位の変形労働時間制 要(注1)
1年単位の変形労働時間制
1週間単位の非定型的変形労働時間制
時間外・休日労働
事業場外労働のみなし労働時間制 要(注2)
専門業務型裁量労働制
賃金全額払いの例外 不要
年次有給休暇の計画的付与 不要
フレックスタイム制 不要
休憩の一斉付与の例外 不要
年次有給休暇の賃金を標準報酬日額で支払う場合 不要
育児休業が出来ない者の範囲 不要
介護休業が出来ない者の範囲 不要
子の看護休暇が出来ない者の範囲 不要
再雇用制度の適用対象者を選定する基準 不要
(注1)就業規則により定めた場合は、労使協定の締結は不要。
(注2)事業場外労働の遂行に通常必要な時間が法定労働時間以下の場合は、届出不要。

育児休業・介護休業等

育児・介護休業に関しては男性従業員は今一つピンと来ないかもしれません。しかし、特に女性従業員は非常に敏感になるところでしょう。

妊娠・出産を迎えるとなると働けなくなり、働けなくなったら休まざるを得ない・・・はたして会社は休ませてくれるだろうか・・・などという不安から離職したり、職業に就かなかったりする方々が増えてしまいます。

そこで、現在では育児・介護休業法という法律によって労働者が子育てのために休みが取得できるよう“労働者の権利”として法律化されております。
これは女性だけの権利ではなく、男性も権利として認められています。

しかし、何でもかんでも休みを与えるとなると雇った事業主・会社としては不利益を被る可能性もあります。
そこで、規程を整備して、合法的に労働者からの育児・介護休業の請求を拒むことができる場合を規定として整備する必要があります。
もちろん、育児・介護は労働者の家族に関する事ですので、労働者の育児・介護を尊重し、法律の趣旨を阻害しない内容で作成しなければいけません。

この法律一言でいうと“複雑”です。
そのため、当然ながら規定も作成しなければならないのですが、規程も長いため、通常は別規程とします。

育児・介護に関しては、労働日数が短いものや育児が出来るものが家族の中にいる場合等労使協定を結ぶことで、はじめてそうした労働者からの育児・介護休業の請求を拒むことができますので、労使協定作りは必須です。
育児・介護休業規程や労使協定がなければ、育児・介護休業法通りとなります ので、経営者にとっては不利となります。

※最後に・・・
労働基準監督署の臨検では、就業規則未作成・未届・内容不備はよく指摘される是正指導のひとつです。そして就業規則作成・届出の義務に違反した場合には、30万円以下の罰金が課せられる場合がありますので注意が必要です。

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